Lidmaatschap

Zie voor het aannamebeleid ten opzichte van nieuwe leden bij ‘formulier aspirant-lid’, onder ‘clubinformatie‘. Het beleid Persoonsgegevens staat hieronder uitgeschreven.

Contributie leden van SC Excelsior

  • leden van 13 en ouder: 240 euro*
  • jeugdleden tot en met 12 jaar: 230 euro
  • niet spelende leden: 130 euro*
  • donateurs: 85 euro*
  • Inschrijfkosten 7×7-30+ competitie: 250 euro per team/half jaar

* boven de 65 jaar 10 euro korting

Spelers van selectieteams uit de (SBV) Excelsior Jeugd Opleiding betalen een andere contributie die samenhangt met extra uitgaven, onder meer ten behoeve van de aanschaf van kleding.

 

Uitvoering Algemene Verordening Gegevensbescherming bij Sportclub Excelsior

Ieder heeft recht (…) op eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer, aldus art 10 van de Grondwet.

Dit recht op privacy is geconcretiseerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waar verplichtingen zijn opgelegd aan organisaties die persoonsgegevens beheren. Vertaald naar voetbalvereniging SC Excelsior gaat het er in de kern om dat met de persoonsgegevens van de leden verantwoord wordt omgegaan. Dat betekent onder meer dat leden expliciet toestemming moeten geven dat privacygevoelige informatie – voor bepaalde omschreven doeleinden – wordt bewaard en dat deze data worden beveiligd tegen diefstal. Het bestuur van SC Excelsior heeft op grond van deze uitgebreide wetgeving een aantal noodzakelijke acties in gang gezet. Per onderdeel komt dit in het onderstaande aan bod.

 

Vastlegging typen gegevens en doeleinden

Er moet vastgelegd worden welke gegevens (inclusief foto’s) er verwerkt worden binnen de organisatie en wat er exact met deze gegevens gebeurt.

Ten behoeve van de teamindelingen en de contributiebetaling van haar leden slaat SC Excelsior zelf en/of namens haar privacygevoelige informatie op. De gegevens, inclusief pasfoto, worden ook gebruikt voor inschrijving bij de KNVB voor de deelname aan voetbalcompetities. Daarnaast worden gegevens van sponsors, leveranciers en andere relaties bewaard.

In het inschrijfformulier zoals dat staat vermeld op de website staan de gegevens die door of namens de club worden opgevraagd. De adresgegevens worden incidenteel ook gebruikt om leden te informeren over belangrijke onderwerpen voor de club, voor het uitnodigen voor informatiebijeenkomsten en voor aanbiedingen van sponsors. De club gaat met deze laatste drie genoemde doeleinden terughoudend om.

Samenvattend de doelen zoals opgenomen in het aanmeldformulier nog eens op een rijtje:

o             Aan- en afmelding van lidmaatschap, ook dat van de KNVB;

o             Communicatie over verenigingsaangelegenheden en sponsoring;

o             Samenstelling van teams;

o             Inning van contributie.

 

Toestemming bewaren van gegevens

Er moet aantoonbaar toestemming zijn van de leden (ouders of verzorgers indien beneden de 18 jaar) voor het gebruik van de opgeslagen gegevens. Die toestemming dient vastgelegd te worden.

Personen die lid bij Excelsior willen worden, moeten bereid zijn toestemming te geven om enkele basisgegevens op te slaan. Tevens stemmen zij of hun wettelijke vertegenwoordigers in met de eventuele publicatie van elftalfoto’s, wedstrijdfoto’s en andere op complex Woudestein genomen foto’s.

Via het digitale inschrijfformulier wordt expliciet gevraagd om toestemming voor de omschreven doeleinden. Ook alle bestaande leden dienen expliciet toe te stemmen in het gebruik van hun persoonsgegevens voor de omschreven doeleinden. Hiervoor wordt van ingeschreven leden verwacht dat zij een hiervoor beschikbaar formulier op de website ingevuld retourneren (hierover volgt nog berichtgeving).

 

Publicatie beeldmateriaal

Foto’s en beeltenissen kunnen niet zonder toestemming van de eigenaren of hun ouders/verzorgers gebruikt worden in folders, verenigingsbladen, sites, affiches e.d.

Leden van SC Excelsior geven bij inschrijving als lid expliciet aan dat zij toestemmen in de publicatie van foto’s van elftallen en wedstrijdsituaties door de website en andere openbaar toegankelijke bronnen van Excelsior. Voorwaarde is dat deze beeltenissen respectvol worden gebruikt, in beginsel in een sport-gerelateerde context. De foto’s worden niet ter beschikking gesteld aan derden.

 

Toegankelijkheid gegevens

Er moet vastgelegd worden wie er toegang tot deze gegevens heeft. Deze personen dienen een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Alle opgeslagen gegevens van de leden zijn toegankelijk voor bestuursleden van de vereniging SC Excelsior. Daarnaast hebben personen met de functie wedstrijdsecretaris en (technisch) coördinator toegang tot deze gegevens. Degenen die deze functies uitoefenen staan actueel vermeld onder organisatie op de website www.scexcelsior.nl. Uitsluitend contactgegevens (bijvoorbeeld via groepsapps of team-e-mails) zijn beschikbaar voor de trainers, leiders en verzorgers die binnen de vereniging SC Excelsior voor de betreffende leden zijn aangesteld. Personen die de beschikking krijgen over privacygevoelige gegevens van leden van de SC Excelsior tekenen een verklaring waarin zij geheimhouding beloven. Buitenstaanders krijgen geen toegang tot genoemde data.

 

Veiligheid opslag gegevens

De veiligheid van de data die zijn opgeslagen op eigen servers/computers of in dossiers binnen het pand, of het pand waar de database-gegevens bewaard worden, moet aantoonbaar gewaarborgd zijn. Bij een data-lek, of anderszins verdwijnen van de persoonsgegevens of als deze gegevens in verkeerde handen komt dient de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 dagen gewaarschuwd te worden.

SC Excelsior maakt gebruik van de laatste versies van beveiligingssoftware en virusscanners om digitale diefstal van haar computers tegen te gaan. Het ledenbestand met adresgegevens wordt digitaal opgeslagen bij de website-ondersteuner en de databeheerder sportlink die voor de knvb werkt. Hier is de laatste stand van beveiligingssoftware geïnstalleerd.

Papieren documenten die de gegevens bevatten en voor de dagelijkse werkzaamheden ten behoeve van de leden worden gebruikt, bevinden zich steeds achter slot en grendel. Het pand op complex Woudestein is met camera’s tegen diefstal beveiligd.

 

Registratie verwerkingen AVG

Er moet een register met alle verwerkingen opgesteld worden

Hieronder wordt verstaan: het aanleggen van een register met alle verwerkingen, een gegevensbeschermingsbeleid vastleggen en digitale beveiliging vastleggen.

De secretaris van het bestuur van de SC Excelsior heeft de positie van Functionaris Gegevensbescherming (FG), en is aanspreekpunt voor alle aspecten van het gegevensbeheer. Hij beheert een digitaal document met daarin alle relevante informatie op dit gebied.

SC Excelsior valt niet onder de organisaties die een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moeten uitvoeren omdat de gegevensverwerking geen hoog specifiek privacy-risico met zich meebrengt.

 

Rechten van de leden

De leden en relaties hebben recht om hun gegevens in te zien, hun gegevens te wijzigen, hun gegevens te laten wissen, de gegevens over te dragen en informatie in te winnen over hoe en waar hun gegevens zijn opgeslagen.

Te allen tijde hebben leden van SC Excelsior het recht hun door de vereniging opgeslagen gegevens in te zien via de Functionaris Gegevensbescherming. Ook kunnen zij steeds hun gegevens laten wijzigen, hun gegevens laten wissen, of overdragen.